取引先との安全なファイル共有とは？ ～ 活用シーンに適したファイル共有について考える ～
取引先など、企業間でファイルを共有するときにどのようなツールを利用されていますか？と問いかけた場合、...
watanabe
CommuRingで各種コミュニケーションをとる基本となるのが『グループ』です。
本ブログでは、このグループの考え方と活用方法をご紹介します。
CommuRingを通じてどのように取引先とのコミュニケーションが行えるのかイメージしていただくこと目的としていますので、是非ご覧ください。
「グループ」とは、CommuRing上でコミュニケーションをとる基本単位です。
「情報を発信する」、「ファイルを共有する」、「アンケートを依頼する」、「気軽にコミュニケーションをとる」など、すべてグループ単位で行います。
※ 「依頼」は個人単位も可
グループ毎にメンバ（ユーザ）を所属（登録）し、グループに所属したメンバ間で各種コミュニケーションをとっていきます。
※ 一般的なビジネスチャットのグループやルームと同じ考え方です
先ずは、以下のような基本となる利用ケースでグループとグループに所属するメンバーをどのように作成していくか、図を交えて説明します。
例えば、下図のようにグループを作成します。
※ ユーザは複数のグループに所属可能です
※ 作成可能なグループ数に制限はありません
グループには「公開範囲」という属性があります。
グループの用途に応じて、管理者が公開範囲を以下のどちらかから選択します。
| 「公開範囲」の選択肢 | 公開範囲の実態 | 主な用途 |
| グループメンバのみ | 情報を公開する範囲をグループに所属するメンバに限定します | 特定の人のみに公開する必要がある情報 |
| すべてのメンバ | 情報の公開範囲をCommuRingに所属するすべてのメンバとします | すべてのメンバに公開する情報 |
グループには「利用可能なグループ機能」という属性があります。
グループの用途に応じて、管理者がグループごとに利用可能な機能を制限させることができます。
以下は、グループでの利用可能設定例となります。
「お知らせ」では、公開先グループを指定することで公開先の限定が可能です。これにより発信者は情報を必要とする人にだけ通達することができ、利用者は自身に必要な情報だけが表示され、情報の氾濫を防ぎます。
取引先数が多い場合、グループを一つ一つ指定するには手間がかかってしまいます。
この手間を無くすために、以下2つの利用方法を用意しています。
お知らせの公開先に、［公開範囲］を「すべてのメンバ」に設定したグループを一つだけ指定します。
これだけで、すべてのユーザにお知らせを公開できます。
※ 自社のユーザにも表示されます
CommuRingでは「グループラベル」を用意しています。グループラベルは階層指定可能なラベルです。
※ グループラベルは、「おしらせ」、「依頼」で利用できます。また、後述する「動画」や「報告」機能での公開先グループの指定を簡単にする際にも利用できます
例えば、取引先の「地域」や「業種」、パートナーの「ランク」、代理店の「種別」などでグルーピングします。
※ 1つのグループは複数のラベル設定が可能となっているため、複数の切り口でのグルーピングが可能です
| 公開先の指定 | 指定種別 | 実際の公開範囲 |
| 地域 | グループラベル | すべての取引先に情報を伝達 ※ 自社従業員は含まない |
| 関東 | グループラベル | 関東エリアの取引先にのみ情報を伝達 |
| 東京 | グループラベル | 東京の取引先にのみ情報を伝達 |
| 取引先X | グループ | 特定の取引先にのみ情報を伝達 |
※ 公開先に複数のグループラベルを指定できます
「依頼」も、お知らせ同様に、依頼先をグループまたは、グループラベルで指定します。
これにより、取引先や個人を特定した依頼を行うことができ、利用者は自身に関係する依頼だけが表示され不要な情報に気を取られることが無くなります。
※「依頼」では、個人宛の依頼とグループ宛の依頼と使い分けが可能
※「依頼」では、『［公開範囲］を「すべてのメンバ」に設定したグループ』を宛先に利用することはできません
案件単位のコミュニケーションに依頼を活用
CommuRingでは、特定取引先とのコミュニケーションにメッセージ機能（ビジネスチャット）を用意していますが、特定取引先とのコミュニケーションであっても、多種多様な内容が混在する形となり、やり取り内容の集約性は低いと言わざるを得ません。（もちろんスレッドでまとめる機能はあります）
このようなときに、案件ごとにグループを作成して案件内容を集約させるということもできますが、長期的に見ればグループの肥大化につながります。
このような課題の解決に「依頼」を活用したコミュニケーションの集約が可能です。
「依頼」では、依頼ごとに専用のメッセージ（チャット）ルームを用意しているので、案件ごとの専用コミュニケーションとして活用いただけます。
※ 依頼では期限の指定が行えるので、期限付きビジネスチャットとしての利用可能
CommuRingのファイル共有では、ファイルをアップロードする際に、アップロード先として「グループ」を指定します。
大量のファイルをアップロードするような場合は、一括でアップロードする機能（オプション）も用意しています。
普段のコミュニケーションに利用いただく「メッセージ」（ビジネスチャット）機能も、前述のファイルと同様にグループ単位で行います。
特定の取引先とのコミュニケーション
取引先グループに自社のメンバも含めることで、取引先とのコミュニケーションが行えます。
その他活用方法
「動画」配信機能と、入力フォームを用いた「報告」機能においてもグループを利用します。
・動画の公開先設定にグループを指定する
・報告フォームの公開先設定にグループを指定する
「動画」配信機能、ならびに入力フォームを用いた「報告」機能では、公開するカテゴリを作成しカテゴリごとに公開先グループを設定することで、参照可能なユーザを限定させることができます。
前述以外のグループの作成単位の例を幾つかご紹介します。
取引先とのコミュニケーションやエンゲージメント向上を進めるうえで、CommuRingでどのようにグループを作成して利用していくのか、少しでもイメージしていただければ幸いです。
イメージしていただいた使い方が実際に可能か、無料でトライアルでご確認いただけますので、お気軽にお試しください。
執筆者情報：
株式会社ユニリタ DXイノベーション部
取引コミュニケーションツール「CommuRing」のプロモーション担当チームです。
コミュニケーション情報を蓄積・共有・活用するシステムに長年携わってきたメンバーが、取引先・多拠点の管理に課題を持つ方に、役立つ情報をわかりやすく発信することを心がけています。