2024/11/27

「グループ」を活用して取引先との情報共有・コミュニケーションの円滑化を実現する

CommuRingで各種コミュニケーションをとる基本となるのが『グループ』です。
本ブログでは、このグループの考え方と活用方法をご紹介します。
CommuRingを通じてどのように取引先とのコミュニケーションが行えるのかイメージしていただくこと目的としていますので、是非ご覧ください。

グループとは

「グループ」とは、CommuRing上でコミュニケーションをとる基本単位です。
「情報を発信する」、「ファイルを共有する」、「アンケートを依頼する」、「気軽にコミュニケーションをとる」など、すべてグループ単位で行います。
※ 「依頼」は個人単位も可

グループ毎にメンバ（ユーザ）を所属（登録）し、グループに所属したメンバ間で各種コミュニケーションをとっていきます。
※ 一般的なビジネスチャットのグループやルームと同じ考え方です

先ずは、以下のような基本となる利用ケースでグループとグループに所属するメンバーをどのように作成していくか、図を交えて説明します。

例えば、下図のようにグループを作成します。

●「取引先とのコミュニケーション」用にグループ「取引先Ｘ」「取引先Y」を作成し、取引先担当者と自社の担当者をグループに所属させる。
　・特定の取引先にのみ資料などのファイルを共有したい
　・特定の取引先と気軽なコミュニケーションを取りたい
●「社内の部内コミュニケーション」用にグループ「営業部」を作成し、営業部メンバをグループに所属させる。
　・部内への情報発信、ファイル共有、ビジネスチャットやり取りを行う

※ ユーザは複数のグループに所属可能です
※ 作成可能なグループ数に制限はありません

グループの公開範囲と用途

グループには「公開範囲」という属性があります。
グループの用途に応じて、管理者が公開範囲を以下のどちらかから選択します。

「公開範囲」の選択肢	公開範囲の実態	主な用途
グループメンバのみ	情報を公開する範囲をグループに所属するメンバに限定します	特定の人のみに公開する必要がある情報
すべてのメンバ	情報の公開範囲をCommuRingに所属するすべてのメンバとします	すべてのメンバに公開する情報

以下は、グループの設定例となります。

グループで利用可能な機能を制限する

グループには「利用可能なグループ機能」という属性があります。
グループの用途に応じて、管理者がグループごとに利用可能な機能を制限させることができます。

以下は、グループでの利用可能設定例となります。

「お知らせ」とグループ

「お知らせ」では、公開先グループを指定することで公開先の限定が可能です。これにより発信者は情報を必要とする人にだけ通達することができ、利用者は自身に必要な情報だけが表示され、情報の氾濫を防ぎます。

取引先数が多い場合、グループを一つ一つ指定するには手間がかかってしまいます。
この手間を無くすために、以下2つの利用方法を用意しています。

すべてのユーザに通達したい場合

お知らせの公開先に、［公開範囲］を「すべてのメンバ」に設定したグループを一つだけ指定します。
これだけで、すべてのユーザにお知らせを公開できます。

※ 自社のユーザにも表示されます

グループラベルで自由にグルーピングする

CommuRingでは「グループラベル」を用意しています。グループラベルは階層指定可能なラベルです。
※ グループラベルは、「おしらせ」、「依頼」で利用できます。また、後述する「動画」や「報告」機能での公開先グループの指定を簡単にする際にも利用できます

例えば、取引先の「地域」や「業種」、パートナーの「ランク」、代理店の「種別」などでグルーピングします。
※ 1つのグループは複数のラベル設定が可能となっているため、複数の切り口でのグルーピングが可能です

●地域（エリア）でグルーピングするイメージ例

上記例で、公開先に指定する対象を変えることで公開範囲を簡単に指定することができます

公開先の指定	指定種別	実際の公開範囲
地域	グループラベル	すべての取引先に情報を伝達 ※ 自社従業員は含まない
関東	グループラベル	関東エリアの取引先にのみ情報を伝達
東京	グループラベル	東京の取引先にのみ情報を伝達
取引先X	グループ	特定の取引先にのみ情報を伝達

※ 公開先に複数のグループラベルを指定できます

●取引先種別でグルーピングするイメージ例

●パートナーのランクでグルーピングするイメージ例

●代理店種別でグルーピングするイメージ例

「依頼」とグループ

「依頼」も、お知らせ同様に、依頼先をグループまたは、グループラベルで指定します。
これにより、取引先や個人を特定した依頼を行うことができ、利用者は自身に関係する依頼だけが表示され不要な情報に気を取られることが無くなります。

※「依頼」では、個人宛の依頼とグループ宛の依頼と使い分けが可能
※「依頼」では、『［公開範囲］を「すべてのメンバ」に設定したグループ』を宛先に利用することはできません

案件単位のコミュニケーションに依頼を活用

CommuRingでは、特定取引先とのコミュニケーションにメッセージ機能（ビジネスチャット）を用意していますが、特定取引先とのコミュニケーションであっても、多種多様な内容が混在する形となり、やり取り内容の集約性は低いと言わざるを得ません。（もちろんスレッドでまとめる機能はあります）
このようなときに、案件ごとにグループを作成して案件内容を集約させるということもできますが、長期的に見ればグループの肥大化につながります。

このような課題の解決に「依頼」を活用したコミュニケーションの集約が可能です。
「依頼」では、依頼ごとに専用のメッセージ（チャット）ルームを用意しているので、案件ごとの専用コミュニケーションとして活用いただけます。
※ 依頼では期限の指定が行えるので、期限付きビジネスチャットとしての利用可能

「ファイル」とグループ

CommuRingのファイル共有では、ファイルをアップロードする際に、アップロード先として「グループ」を指定します。

● 『［公開範囲］を「すべてのメンバ」に設定したグループ』にファイルをアップロードすることで、簡単にすべてのユーザに公開できます。
● 特定の取引先に限定して共有する場合は、共有したい企業のグループにファイルをアップロードします。
● 取引先種別などでファイルを共有したい場合は、共有する種別でグループを作成することで複数の企業にまとめて共有することもできます。

大量のファイルをアップロードするような場合は、一括でアップロードする機能（オプション）も用意しています。

「メッセージ」とグループ

普段のコミュニケーションに利用いただく「メッセージ」（ビジネスチャット）機能も、前述のファイルと同様にグループ単位で行います。

特定の取引先とのコミュニケーション
取引先グループに自社のメンバも含めることで、取引先とのコミュニケーションが行えます。

その他活用方法

● すべての取引先とオープンなコミュニケーションを行う
［公開範囲］を「すべてのメンバ」に設定したグループのメッセージ機能を有効にすることで、実現できます。
問合せを公開することで、類似問合せの検索が可能となり、取引先からの問合せ業務の効率化を図ることに繋げられます。
※ コミュニティとしての利用が可能

● 取引先同士のコミュニティ形成
取引先同士でコミュニケーションを取らせたい場合も、コミュニケーションを取らせたい取引先同士を同じグループに所属させることで行えます。
例えば、代理店であっても「特約店同士」「販売店同士」など同じ立場の企業同士で情報公開などコミュニケーションの活性化を図ることが可能です。

グループを用いるその他の機能

「動画」配信機能と、入力フォームを用いた「報告」機能においてもグループを利用します。
　・動画の公開先設定にグループを指定する
　・報告フォームの公開先設定にグループを指定する

「動画」配信機能、ならびに入力フォームを用いた「報告」機能では、公開するカテゴリを作成しカテゴリごとに公開先グループを設定することで、参照可能なユーザを限定させることができます。