ミスコミュニケーションとは？ 取引先とのトラブルを避けるためのポイントを解説

現代のビジネスにおいて、企業間のコミュニケーションは業務の円滑な遂行に欠かせない要素です。しかしながら、コミュニケーションが必ずしもスムーズに行われるとは限りません。
ミスコミュニケーション、つまり情報の伝達ミスや誤解は、ビジネスにおける大きな障害となります。
本記事では、ミスコミュニケーションの原因とそれを解消するためのポイントについて詳しく解説します。

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ミスコミュニケーションとは？ディスコミュニケーション、コミュニケーションギャップと何が違う？

ミスコミュニケーションと似た用語について解説していきます。

ミスコミュニケーション

ミスコミュニケーションとは、情報が正確に伝達されない、または受け取られない状況を指します。この結果、誤解や混乱が生じ、業務の進行に支障をきたすことがあります。ミスコミュニケーションは、口頭でのやり取り、書面でのコミュニケーション、電子メールやチャットツールなど、あらゆるコミュニケーション手段で発生します。

取引先とのコミュニケーションでは、小さな伝達ミスが大きな問題に発展してしまう可能性があります。取引先との関係の悪化やリカバリーに掛かる時間やコストなどによってビジネスの発展に影響が出てしまいます。

ディスコミュニケーション

ミスコミュニケーションに似た言葉で「ディスコミュニケーション」があります。
ディスコミュニケーションは、コミュニケーションが全く成立しない状況を指します。
これは、情報の伝達が完全に途絶えているか、極端に不十分な状態を意味します。双方が意思疎通を試みない、または試みてもまったく理解し合えない状態です。

コミュニケーションギャップ

「コミュニケーションギャップ」は、特定の情報や考えが相手に伝わるべきだが、何らかの理由で伝わらない、または伝わっても不完全な状況を指します。
これは、背景や前提となる知識が異なることで、伝達内容にギャップが生じ、情報の理解や認識に差が生じることが原因です。

ミスコミュニケーションの主な原因

ミスコミュニケーションに陥る主な原因は3つです。

1. 情報の歪曲

意図的または意図せずに情報が誤って伝えられることを指します。
伝言ゲームのように、情報が人から人へ伝わる過程で徐々に変化してしまう現象です。この結果、元の意図とは異なる内容が伝わり、誤解や混乱を招きます。

2. 情報の省略

必要な情報が省略されると、相手に正確な情報が伝わらない場合があります。省略された情報が重要な場合、誤解や問題が発生する可能性があります。

3. 情報の一般化

具体的な事実や詳細が曖昧になり、広く適用できる一般的な情報に変わってしまうことです。これにより、相手が具体的な行動を取るための指針が不足し、誤解が生じやすくなります。

ミスコミュニケーションによる影響

ミスコミュニケーションは、ビジネスに多大な悪影響を及ぼします。具体的には以下のような影響が考えられます。

プロジェクトの遅延

誤った情報が伝わることで、業務が正しく進まない場合、プロジェクト全体が遅延することがあります。

コストの増加

ミスを修正するための追加作業や、誤解を解消するための会議など、余分なコストが発生します。

信頼関係の悪化

誤解や情報の不一致が続くと、取引先との信頼関係が損なわれ、長期的なビジネスパートナーシップに悪影響を及ぼします。

ストレスの増加

コミュニケーションの問題が原因で、負の感情が発生しストレスが増大、仕事に対するモチベーションが低下することがあります。

ミスコミュニケーションを解消するためのポイント

ミスコミュニケーションを防ぎ、取引先とのトラブルを避けるためには、以下のポイントに注意することが重要です。

明確で具体的な言葉を使う

コミュニケーションは、明確かつ具体的に行うことが重要です。曖昧な表現や専門用語の乱用を避け、相手が理解しやすい言葉を選びましょう。
また、重要なポイントは繰り返し確認することで、誤解を防ぐことができます。

十分な情報提供と整理

必要な情報を過不足なく提供するために、事前に整理しておきましょう。情報が多すぎる場合は、要点をまとめ、簡潔に伝えることが大切です。
ドキュメントや資料を活用し、視覚的に情報を補完することも有効です。

適切なコミュニケーションツールの選択

状況に応じて適切なコミュニケーションツールを選ぶことが重要です。緊急の連絡には電話やチャットを、詳細な説明にはメールやドキュメントを活用するなど、ツールの特性を理解し使い分けましょう。
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定期的なフィードバックと確認

コミュニケーションの途中で定期的にフィードバックを求め、相手が正しく理解しているかを確認しましょう。特に重要なポイントについては、再度確認することで、誤解を未然に防ぐことができます。 

まとめ

ミスコミュニケーションは、ビジネスの成功を妨げる大きな障害となり得ます。しかし、明確で具体的なコミュニケーション、文化的な理解と配慮、適切なツールの選択、定期的なフィードバックと確認などのポイントに注意することで、ミスを最小限に抑えることができます。取引先との信頼関係を築き、円滑なビジネス運営を実現するために、日々のコミュニケーションが大切です。

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