2024/03/29

取引先への依頼事項の進捗管理・集計を効率化しよう！

みなさんは、取引先への依頼管理をどのように行っていますか？

例えば、「期日を指定して作業の実施を依頼し、結果を返信してもらう」「アンケートを依頼する」など、返信（回答）を求めるような依頼事項が想定されます。
こうした場合、多くはメールで依頼が行われますが、その後の進捗管理や集計作業には手間や工数がかかることがあります。
本記事では、このような取引先への依頼に対するよくある課題を踏まえて効率化や正確なデータ集計を行うための改善方法について説明します。

取引先への依頼事項の作業内容

はじめに、複数の取引先に対して各種依頼を行う際の流れを簡単に確認していきましょう。
例えば、顧客満足度調査や商品やサービスに対するフィードバックなど、取引先へ期日を指定した依頼を行う場合の作業は以下のような流れで行われます。

依頼事項の準備
アンケート収集の目的を整理し、アンケートなど依頼事項と回答方法を決めます。（※企画などの前作業は省略）
最終的にどのような集計、分析を行いたいのかを決めたうえで作成します
依頼先の選定
アンケート内容に応じて依頼先を選定します。
依頼する
依頼の趣旨説明や詳細な依頼内容をメールで送信します。
回答状況を確認する
回答数などの目標達成のために、中間で回答状況（回答率）を確認します。
リマインドする
目標とする回答率を目指すために、未回答企業へリマインドメールを送ります。状況によっては、担当営業などから取引先へ回答をお願いするなどの協力を得て進めます。
回答を集計する
期限後に回答データを分析できるよう、集計します。
目的に合った成果物を作成する
集計したデータをもとに分析作業を行い、結果を基に次のアクションにつなげていきます。

取引先への依頼でよくある課題

上記のステップを進める中で、作業効率や正確性の観点でよくある困りごとを見ていきましょう。

依頼先企業の抽出に毎回時間がかかる
CRMツールを活用していれば、業種や取引のある商品やサービスなどのカテゴリで対象企業を抽出することができます。しかし、企業情報が整備されていない場合、毎回依頼先の抽出に時間がかかり、作業者に依存した抽出となってしまいます。
メールが確認されているかわからない
メールは送信後、送ったメールが確認されているかはわからず、回答がない取引先は「メールが埋もれて見逃されているのか」、「メールは見ているが回答していないのか」を把握できません。
回答の進捗状況の管理に工数がかかる
依頼者は、回答率の目標をもって依頼することが多く、期限までの中間で回答状況を確認するのが一般的です。しかしながら、メールの依頼では、回答状況を手動で確認するケースが多く、依頼先が多くなると非効率的な作業かつ、手動によるミスも出てきます。
例えば、アンケートツールを使っている場合は、ツールで回答数や回答済みの取引先を確認することができるので作業軽減にはつながりますが、未回答企業を洗い出す作業はどうしても発生してしまうケースが多いと考えます。
リマインドも大変
未回答の取引先へのリマインド作業や、担当営業からのフォロー依頼などに工数を割かなければなりません。
回答データの集計に手間がかかる
アンケートツールを利用していれば問題ありませんが、Excelなどに回答を記入して返送するようなケースでは、回答を分析できるようデータの集計作業に多くの工数が必要となります。

ツールを活用した改善を考える

前述の課題を解決するには、自社での仕組みづくりも考えられますが、そのメンテナンスを考慮するとツールの活用がおすすめです。

開封確認の自動化
メールでの開封確認も可能ですが、メール受信者に開封確認のアクションをさせる必要があるなどの理由から、ほぼ利用されません。このため、メールとは異なるツールで依頼を行い、自動で開封状況を確認できるようなツール活用をおすすめします。
進捗管理ツールの活用
アンケートツールのなかでも、管理画面で依頼母数を基にした回答状況を管理でき、簡単に進捗状況が確認できるツールを活用することをおすすめします。
自動リマインドの活用
期日を指定した依頼であれば、期日間近に未対応者に対して自動でリマインドできるツールの活用をおすすめします。
自動集計ツール
アンケートツールの活用で自動収集や収集結果のサマリー表示が可能です。
Excelで回答を返してもらう場合、複数のExcelファイルのデータを一つのExcelファイルに集計するようなVBAマクロを利用することでも可能ですが、メンテナンスが個人依存するのでおすすめしません。

ツールを活用する効果

ツールを活用することで以下の効果を得ることができます。

個人依存した作業の削減
集計作業の正確性向上
業務の効率化とそれに伴う資産性の向上

ただし、特定業務に限定したツール導入となると費用対効果が得られにくくなる恐れがあります。ツール検討の際には、どのような業務に適用できるのか、適用範囲や活用業務を広げられるかなど関連業務の課題を整理しツール検討することをおすすめします。
また、セキュリティ面なども考慮した選定も必要です。

取引先への各種依頼を効率化するツールのご紹介

ユニリタでは、取引先への各種依頼事項を効率化するツール「 CommuRing（コミュリング）」をクラウドサービスとして提供しています。

取引先への依頼事項管理での活用

CommuRingを利用することで、取引先への各種依頼の業務効率化が実現できます。

グループラベルで取引先を多面的にカテゴライズ
CommuRingでは取引先へ依頼を行う際に取引先をカテゴリーで分類することができます。
例えば、「業種」や「エリア」「取り扱い商材」など自由な切り口で一つの企業を複数のカテゴリーに分類可能です。
そのため、依頼を出す際の依頼先の抽出を簡単に行えます。
形式を選んで依頼
アンケート形式であれば、アンケート用フォームをCommuRing上で作成し期日を指定して依頼することが可能です。
アンケート以外でも依頼内容を記載し実施結果を報告するようなタスク管理としても活用いただけます。
回答状況や実施状況をビジュアルに確認
依頼母数に対しての実施（回答）状況を管理画面で確認できます。
また、未実施（未回答）者の確認も簡単に行えます。
自動リマインド
期日前に未実施者に対して自動でリマインドすることができ、手動でのリマインド工数を削減します。
自動集計
フォームを用いたアンケートであれば自動集計と簡易グラフを確認できます。
詳細な分析は、CSVデータとしてダウンロードすることですぐにレポート生成、分析に利用できます。
写真などで報告を依頼するケースでは、報告された写真を一覧形式でまとめて確認することができます。