2024/04/25

ユニファイドコミュニケーションとは？わかりやすく解説

ユニファイドコミュニケーションは、現代のビジネス環境において不可欠な要素となっています。しかし、その概念や実際の利用方法について理解が追いついていない方も多いかもしれません。本記事では、わかりやすく解説し、ユニファイドコミュニケーションの基本から実践的な活用方法までをご紹介します。

ユニファイドコミュニケーションとは？

ユニファイドコミュニケーションとは、企業内外で利用されるさまざまなコミュニケーション手段を統合し、シームレスなコミュニケーション環境を実現することを指します。これにより、電話、ビデオ会議、メール、チャットなどのコミュニケーション手段が一元化され、効率的な情報共有と業務効率化を推進できます。

また、リモートワークの普及により、物理的に離れて業務をしていても、ユニファイドコミュニケーションの活用で、チーム間の連携を強化し生産性を向上させることが可能です。また、顧客とのコミュニケーションも円滑に行うことができ、サービス品質の向上につながります。

企業がユニファイドコミュニケーションを行うことで、競争力を高め、市場での地位を強化することができます。情報の共有や連絡手段の統合により、企業内外でのコラボレーションが促進され、革新的なアイデアやプロジェクトの実現が可能になります。

総じて、ユニファイドコミュニケーションは現代のビジネスにおいて不可欠なツールであり、企業の成長と競争力強化に向けた重要な要素です。

ユニファイドコミュニケーションを実現した事例

ユニファイドコミュニケーションを実現した事例を以下に挙げます。

場所を選ばないWeb会議

ユニファイドコミュニケーションの考え方を取り入れたWeb会議システムは、参加者がオフィスにいるかどうかに関係なく、リアルタイムでコラボレーションを可能にします。これにより、地理的な制約を超えた効率的な会議ができ、スピーディーな意思決定や業務効率の向上を推進できます。
従来の会議では、参加者が同じ場所に集まる必要がありましたが、Web会議であれば、オフィスや自宅など、どこからでも参加可能です。リアルタイムの画面共有やチャット機能を活用して、意見交換や資料共有がスムーズに行われます。

さらに、リモートワークや出張中の社員も参加できるため、ビジネスのスピードが向上します。時間や場所の制約を超えたコミュニケーションは、企業の競争力強化にもつながります。

複数人での作業を可能にするオンラインストレージ

ユニファイドコミュニケーションの考えを取り入れたオンラインストレージは、複数のメンバーが同時に作業できます。これにより、チーム全体の作業効率が向上し、プロジェクトの進行がスムーズになります。
従来のオフィス環境では、複数のメンバーが同じファイルを共有するためには、物理的に同じ場所にいる必要がありました。しかし、オンラインストレージであればクラウド上でファイルを共有し、同時に編集することが可能です。

これにより、メンバー間の情報共有がリアルタイムで行われ、意思決定がスピーディーになります。また、メンバーが最新の情報にアクセスできるため、ミスや情報漏れのリスクが低減されます。さらに、時間や場所の制約を超えてチーム全体が連携し、より柔軟な作業環境が実現されます。

業務の煩雑さを軽減するプロジェクト管理ツール

ユニファイドコミュニケーションの考え方を取り入れたプロジェクト管理ツールは、タスクの割り当てや進捗状況の確認、コラボレーション機能などを統合して提供します。これにより、業務の煩雑さを軽減し、プロジェクト全体の可視化と効率的な遂行が可能となります。
従来のプロジェクト管理では、タスクの割り当てや進捗状況の把握、メンバー間の連絡などが複数のツールや手段を使って行われていました。しかし、ユニファイドコミュニケーションの考え方を取り入れたプロジェクト管理ツールを活用することで、これらの機能を一元化し、プロジェクト管理の効率化が図られます。

例えば、タスク管理ツールとチャットが同一のツールで利用できれば、タスクの割り当てや進捗状況の共有がリアルタイムで行えます。さらに、ファイル共有機能やビデオ会議機能があれば、メンバー間のコラボレーションをスムーズに行うことができます。

これにより、プロジェクト全体の進行状況をリアルタイムで把握し、必要に応じて調整することが容易になります。また、メンバー間のコミュニケーションが円滑に行われるため、意思決定のスピードが向上し、プロジェクトの成功確率も高まります。

通話やタスク管理も可能なビジネスチャット

ビジネスチャットは、ユニファイドコミュニケーションの一環として利用されるツールの一つです。リアルタイムなコミュニケーションだけでなく、タスク管理やファイル共有などの機能が統合されており、コミュニケーションと業務効率化を同時に実現します。
ビジネスチャットでは、メンバー同士がリアルタイムでメッセージのやり取りを行うことができます。これにより、電話やメールよりも迅速なコミュニケーションが可能となります。さらに、チャット内でタスクを割り当てたり、進捗状況を共有したりすることもできます。

また、ビジネスチャットはファイル共有機能も備えているのが一般的で、プロジェクトに関連するファイルを簡単に共有できます。これにより、メンバー間での情報共有がスムーズに行われ、業務効率が向上します。

ビジネスチャットは、ユニファイドコミュニケーションの中核をなすツールの一つであり、現代のビジネス環境において欠かせない存在となっています。

ユニファイドコミュニケーションが企業にもたらすメリット

ユニファイドコミュニケーションは企業にどのような恩恵をもたらすのか、そのメリットを解説します。

業務効率化とコスト削減

ユニファイドコミュニケーションの導入により、従来は別々に管理されていたコミュニケーション手段が統合され、業務プロセスが合理化されます。これにより、作業効率が向上し、コスト削減につながります。
従来、企業内では電話、メール、ビデオ会議などのコミュニケーション手段がそれぞれ別々に管理されていました。しかし、ユニファイドコミュニケーションを導入することで、これらのコミュニケーション手段が統合され、一元化された管理が可能となります。

統合されたシステムにより、ユーザーは複数のツールやアプリを使わずに済むため、作業効率が向上します。例えば、電話会議からメールでのやり取り、チャットでのコミュニケーションまで、一つのプラットフォーム上で行えるため、情報の受け渡しがスムーズになります。

また、統合されたシステムの導入により、管理や保守のコストも削減されます。複数のシステムやアプリを管理する必要がなくなるため、管理者の負担が軽減され、運用コストが低減します。これにより、企業全体の運用コストが削減され、経営効率が向上します。

場所を選ばない柔軟な働き方

ユニファイドコミュニケーションは、リモートワークやフレキシブルな勤務形態を可能にします。ユーザーは場所に拘束されることなく、自宅や外出先からも効率的に業務を遂行できるため、ワークライフバランスの向上にも寄与します。

自社に適したユニファイドコミュニケーションの構築がポイント

従来のオフィス環境では、ユーザーは特定の場所に出勤して業務を行う必要がありました。しかし、ユニファイドコミュニケーションを活用することで、ユーザーは場所に拘束されることなく、自宅やカフェ、移動中などさまざまな場所からも業務を行うことができます。

この柔軟性により、ユーザーが自分の生活スタイルに合わせた働き方が可能となります。また、リモートワークを通じて地方に移住するなど、働く場所に制約がなくなることで、人材の採用範囲も広がります。結果として、企業は優秀な人材を獲得しやすくなり、ユーザーはより充実したワークライフバランスを実現できます。

まとめ

ユニファイドコミュニケーションは、企業内外でのコミュニケーション手段を統合し、シームレスなコミュニケーション環境を実現します。これにより、リモートワークの普及やユーザーの柔軟な働き方を支援し、業務効率化やコスト削減に貢献します。また、プロジェクト管理やタスク管理の一元化により、チーム全体の連携が強化され、意思決定のスピードが向上します。

ユニファイドコミュニケーションの恩恵は多岐にわたりますが、特に業務効率化とコスト削減、場所を選ばない柔軟な働き方が重要です。企業は自社のニーズに合ったユニファイドコミュニケーションシステムを構築し、競争力を強化するために活用することが重要です。

ユニファイドコミュニケーションの構築を検討されている方におすすめしたいのが、ユニリタが提供する「CommuRing（コミュリング）」です。

CommuRingは、「お知らせ」「チャット」「ファイル共有」「動画配信」「期限を切ったディスカッション」など、目的・シーンに応じたさまざまな情報共有手段を提供しており、ユニファイドコミュニケーションを推進できるクラウドサービス（SaaS）となります。
>>CommuRing（コミュリング）の詳細はこちら