2023/11/28

企業間の電子ファイルの共有で起こる3つの課題とは～取引先への電子データ受け渡し業務の効率化へ向けたポイントの解説～

近年、企業間の電子ファイルの共有は取引先へのデータ受け渡し業務において、重要性を増しています。従来の紙の書類の受け渡しや郵送といった業務プロセスから、電子ファイルでの共有に置き換えることでコスト削減や人的ミスの軽減が実現されます。

しかし、多くの企業では企業間の電子ファイルの共有に課題を持っていると言われています。これにはさまざまな要因がありますが、主には目的に適したツールを用いていないことが挙げられます。目的に合わないツールを使用して電子ファイルの共有を行うと、業務効率の低下や、送付したファイルの閲覧確認、催促などで管理者の負担が増大し、生産性の低下を引き起こす可能性があります。

本記事では、企業間の電子ファイルの共有で起こる主な3つの課題と、それらに対処するためのポイントを紹介します。

企業間の電子ファイルの共有時に起こる課題

前段でも述べたように、企業間の電子ファイルの共有時に起こる課題として発生しやすいのは、電子ファイルの共有に適した手段を取っていない場合が多いです。主にメールやFAX、郵送、ビジネスチャット等で社外の方と情報共有をしていると以下の3つの課題が生じる可能性があります。

①電子ファイルの送付業務の効率が悪い

取引先への電子ファイルの送付をメールや電話で対応している場合、送付先の件数が膨大になるにつれ負担の大きい業務となってしまいます。また、1人で複数企業を担当していると、個人ごとに電子ファイル送付のタイミングや対応の仕方にバラつきが出てしまうこともあります。

②ファイルの受け取り状況がわかわらない

メールやチャットで送った電子ファイルが必ず見られているとは限りません。閲覧状況の確認や閲覧を催促する案内をすべての企業に送るのは、二度手間となってしまいます。また、閲覧済みの企業に何度も催促の案内を送ってしまうといった事態は、不信感を与える可能性があるので避けるべきです。

③送付済み電子ファイルの再共有依頼が多い

電子ファイルを送付した数日後に取引先から再度共有してほしい、といった連絡が届くことがあるのではないでしょうか。電子ファイルの受け取り側も日々の業務で多くの電子ファイルのやりとりをしているため、保管場所を見失ってしまうことがあります。それに対して、個別に対応をしていく必要があるので非効率になりやすく、生産性の向上を妨げる要因になりかねません。

解決のポイント

メールやチャットを用いた電子ファイルの共有で起こる課題について紹介してきましたが、これらは人間が気をつけたり、工夫をしたりすれば解決できるといったものでありません。課題に適したITツールを用いることで課題の解決、生産性の向上につながります。

セキュアなファイル共有サービスを用いて取引先ごとに電子データを配信

取引先との情報共有にはセキュアな共有が求められることはもちろんですが、情報を伝達する側として、効率的に情報伝達を行いたいと考えます。

一括アップロード機能で大量ファイルのアップロードを自動化・効率化

膨大なファイルを全て手動でアップロードしていくと、誤ったファイルを共有してしまうリスクがあります。そのため、大量のファイル操作を自動化する仕組みを用いて効率化を図る必要があります。

各取引先へは、自社に関連するファイル共有されたことをメールで自動通知

ファイルが送られてきたことに気づかなければ確認のしようがありません。そのため、情報が届いていることを知らせる通知を活用しましょう。メールが届くことで利用者に新着情報に素早く気づかせることができます。

個々のファイルごとに取引先の閲覧状況が可視化され受け取り状況を可視化

閲覧状況を可視化することで、取引先への閲覧を確認する手間を省くことができます。また、リアルタイムで閲覧状況を可視化することで、未読の企業のみに閲覧を促すことができます。

>>取引先への電子データ受け渡し業務の効率化したい方はこちらも参照下さい

課題解決のメリット

電子ファイルの共有時に起こる3つの課題を解決することで、以下のメリットを得ることができます。

①送付に掛かる工数および郵送コストの削減

「企業間の電子ファイルの共有時に起こる課題」の章で先述しましたが、担当者の方は一度に複数の企業に個別で資料の案内・添付作業を行わなければなりません。また、郵送の場合は宛先のチェックや封入作業が追加されます。それらを電子化し、一度にまとめて送付することで工数と郵送コストの大幅な削減が実現できます。

②閲覧状況を可視化することで取引先がどの領域に関心があるか把握できる

送付したファイルの閲覧状況を可視化することは、工数の削減だけでなく取引先が「どのファイルをよく見ているか」といったところまで把握できます。そのためよく見られる領域に関しては、より手厚い情報提供をする等、戦略を持ったアプローチが可能になります。

まとめ

取引先への電子データの受け渡し業務は単純な作業のようにみえますが、手間が掛かるといったさまざまな課題が発生します。これらの課題は人の努力だけで解決するのは難しく、適切なITツールを活用して生産性の向上を図っていく必要があります。
また、同時に情報の受け取り手にもしっかりと情報が届いていることを通知したり、最新のファイルの保管場所を明確にしたりすることで、これまでの資料送付の効率化や複数企業の管理とコミュニケーション負荷の軽減に貢献できます。
企業間の電子ファイルの共有を効率化して、担当者の生産性向上および取引先の満足度向上に努めましょう。